TERMINI DI CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CONTABILE E FISCALE

Di seguito una sintesi organica – civilistica, fiscale e “digitale” – dei principali termini e modalità di conservazione per documentazione contabile e fiscale (DDT, estratti conto, documentazione amministrativo‑contabile in generale).

1. Termini di conservazione: quadro generale

1.1. Regola civilistica generale (Codice civile)

L’art. 2220 c.c. prevede che:

• tutte le scritture contabili devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione;
• per lo stesso periodo devono essere conservate fatture, lettere, telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti.
• la conservazione può avvenire anche su supporti di immagini (quindi non solo carta), purché i documenti siano sempre leggibili[1].

Questa regola vale per:

• libri contabili (giornale, inventari, mastri, ecc.);
• corrispondenza commerciale (incluse mail stampate o conservate a norma, ove rilevanti);
• fatture attive e passive.

1.2. Regola fiscale generale (D.P.R. 600/1973)

Ai fini fiscali, l’art. 22 D.P.R. 600/1973 stabilisce che:

• scritture contabili obbligatorie e relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al periodo d’imposta;
• ciò vale anche oltre il termine decennale dell’art. 2220 c.c., se gli accertamenti non sono ancora definiti[2].

In pratica:

• il termine civile è 10 anni;
• il termine fiscale è “mobile”: occorre mantenere tutto almeno fino alla decadenza dei poteri di accertamento, e comunque tanto a lungo quanto pendono accertamenti o contenziosi riferiti a quel periodo.

2. DDT (Documenti di trasporto)

2.1. Obbligo e durata

I DDT, pur non espressamente citati nel codice civile, rientrano tra i documenti giustificativi delle prestazioni e, quindi, nell’obbligo generale di conservazione delle scritture contabili ex art. 2220 c.c. (come chiarito anche dalla prassi AdE)[3].

Conseguenze:

• termini civilistici: almeno 10 anni;
• termini fiscali: fino alla definizione degli accertamenti del periodo relativo[2].

2.2. Modalità (cartacea vs digitale)

• I DDT possono essere conservati in forma cartacea.
• Se i DDT sono allegati alla fattura elettronica e si utilizza il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, vengono automaticamente portati in conservazione insieme alla fattura, nel rispetto dei limiti tecnici (dimensione file, ecc.)[4].
• Se digitalizzati e conservati a norma, valgono le regole del CAD e del D.M. 17.06.2014 (vedi § 5).

3. Estratti conto bancari e altra documentazione amministrativa

3.1. Estratti conto bancari

Gli estratti conto bancari non sono nominati specificamente, ma:

• documentano movimenti finanziari e rapporti con le banche;
• sono rilevanti per ricostruire redditi/volume d’affari ai fini di imposte e IVA.

Rientrano quindi tra le scritture/documenti obbligatori utili alla ricostruzione dei redditi, soggetti alla disciplina combinata:

• 10 anni ex art. 2220 c.c.;
• fino alla definizione degli accertamenti ex art. 22 D.P.R. 600/1973[2].

3.2. Altra documentazione amministrativa

Per “documentazione varia amministrativa” (contratti, ordini, corrispondenza commerciale, note spese, documenti bancari accessori, ecc.) vale la stessa logica:

• se il documento è richiesto dalla legge o necessario per natura e dimensione dell’impresa (art. 2214 c.c.), è soggetto agli obblighi di tenuta e conservazione per 10 anni[5];
• se è rilevante ai fini tributari (serve a dimostrare componenti di reddito, IVA, detrazioni/deduzioni), deve essere conservato fino alla definizione degli accertamenti[2].

4. Tenuta informatica delle scritture contabili (libri, registri, documenti)

L’art. 2215-bis c.c. consente che libri, repertori, scritture e documentazione obbligatoria siano formati e tenuti con strumenti informatici[6].

In sintesi:

• libri e scritture obbligatorie possono essere nativi digitali o digitalizzati;
• gli obblighi di numerazione, vidimazione e regolare tenuta, in caso di supporto informatico, sono assolti con firma digitale e marcatura temporale, almeno una volta l’anno, o secondo le specifiche tributarie[6].

Per i documenti fiscalmente rilevanti, la disciplina specifica è nel D.M. 17.06.2014 (vedi dopo).

5. Conservazione digitale / sostitutiva ai fini fiscali

5.1. Ambito di applicazione

Secondo il D.M. 17.06.2014, le regole di conservazione elettronica si applicano a:

• libri e scritture contabili;
• registri IVA e altri registri obbligatori;
• fatture (elettroniche e analogiche digitalizzate);
• dichiarazioni e modulistica fiscale (F24, ecc.);
• in generale, a tutti i documenti rilevanti ai fini tributari[7].

5.2. Requisiti del documento informatico

Per la validità fiscale, i documenti informatici devono garantire:

• immodificabilità;
• integrità;
• autenticità;
• leggibilità nel tempo[8].

Il processo di conservazione termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale o equivalente) sul pacchetto di archiviazione[9].

5.3. Termini per chiudere il processo di conservazione digitale

In base a D.M. 17.06.2014 e prassi AdE (interpelli e risoluzioni):

• la conservazione (digitale o stampa) ai fini fiscali deve essere effettuata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo[10];
• per i documenti diversi dalle fatture (es. DDT) il termine per perfezionare il processo di conservazione digitale è annuale, e comunque non oltre 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione annuale[3].

Tenuta e conservazione sono concetti distinti:

• la tenuta elettronica è regolare se i registri sono aggiornati e stampabili su richiesta in sede di controllo;
• la conservazione a norma richiede il completamento del processo previsto dal CAD e dal D.M. 17.06.2014 entro i termini suddetti[9].

6. Fatture elettroniche e servizio AdE

Per completezza (anche se la domanda non è specifica sulle fatture elettroniche):

• L’art. 39, comma 3, D.P.R. 633/1972 impone che le fatture elettroniche siano conservate obbligatoriamente in modalità elettronica[11].
• Il processo di conservazione deve concludersi entro 3 mesi dalla scadenza delle dichiarazioni annuali a cui le fatture si riferiscono, con riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione[11].
• Il servizio gratuito AdE, se attivato, assicura la conservazione per 15 anni con efficacia sia civilistica sia tributaria[12].

Analisi dettagliata

1. Doppio binario civilistico/fiscale Civilisticamente, l’impresa deve rispettare l’obbligo decennale ex art. 2220 c.c. per scritture e documenti (comprese fatture, corrispondenza, ecc.)[1]. Fiscalmente, l’obbligo è più ampio: le stesse scritture vanno conservate sino alla conclusione di tutti gli accertamenti sul periodo, anche oltre i 10 anni[2].
2. Quali documenti rientrano nell’obbligo? Libri giornale, inventari, mastri e altri registri obbligatori. Fatture attive e passive, registri IVA, liquidazioni, ecc. Documenti di trasporto (DDT), in quanto giustificativi delle prestazioni e collegati alla fatturazione differita[3][4]. Estratti conto bancari e altra documentazione amministrativa idonea a ricostruire redditi o volume d’affari (art. 2214 c.c., art. 22 D.P.R. 600/1973)[5][2].
3. Supporto cartaceo vs informatico Il codice civile consente di conservare documenti su supporti di immagini purché sempre leggibili, anticipando di fatto la logica della conservazione digitale[1]. L’art. 2215-bis c.c. formalizza la possibilità di tenuta informatica delle scritture, delegando alla normativa tributaria (e al CAD) le regole specifiche per i documenti fiscali[6].
4. Disciplina specifica per la conservazione digitale fiscale Il D.M. 17.06.2014 e il CAD definiscono requisiti e procedure per la conservazione digitale di tutti i documenti fiscalmente rilevanti[7]. Interpelli e risoluzioni AdE confermano che la sola tenuta elettronica non è sufficiente: per mantenere i registri in forma digitale occorre completare il processo di conservazione a norma nei termini (entro il terzo mese successivo alla scadenza della dichiarazione)[9][10].
5. Trattamento dei DDT e della documentazione bancaria I DDT, come documenti di supporto alla fatturazione, devono essere conservati in modo da risultare disponibili per controlli e accertamenti; la prassi conferma che rientrano nella “conservazione delle scritture contabili” ex art. 2220 c.c. e nel perimetro del D.M. 17.06.2014 quando gestiti digitalmente[3][7]. Gli estratti conto bancari, seppur spesso forniti su base mensile, vanno conservati come documenti probatori di rapporti e movimenti finanziari, soggetti ai medesimi termini civilistici e fiscali.
6. Servizi AdE e DDT allegati a fatture elettroniche Se il contribuente utilizza il servizio di conservazione AdE, il sistema conserva per 15 anni le fatture elettroniche e gli eventuali allegati (inclusi i DDT) trasmessi tramite SdI[12][4]. I DDT non allegati alla fattura elettronica restano soggetti alla conservazione a cura del contribuente (cartacea o digitale a norma).

Implicazioni pratiche

1. Definizione di un termine minimo interno È necessario che nelle procedure interne sia stabilito un periodo di conservazione non inferiore a 10 anni per la documentazione contabile e amministrativa, tenendo conto che, ai fini fiscali, in concreto può essere opportuno estenderlo per coprire i possibili termini di accertamento.
2. Classificazione dei documenti Devono risultare chiaramente classificati (e tracciati) almeno:  libri e registri contabili; DDT e altra logistica documentale collegata alle vendite; estratti conto bancari, contratti, corrispondenza commerciale significativa; documentazione fiscale (dichiarazioni, F24, certificazioni, ecc.).
3. Scelta del supporto di conservazione Per ciascuna categoria, occorre definire se la conservazione avviene:  solo cartacea (possibile, tranne che per fatture elettroniche); digitale a norma (con processo di conservazione sostitutiva secondo CAD e D.M. 17.06.2014); mista (es. conservazione digitale di fatture e registri, cartacea di alcuni allegati minori).
4. Rispetto dei termini di conservazione digitale Per i documenti fiscalmente rilevanti mantenuti in formato elettronico:  la chiusura del processo di conservazione deve intervenire entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’esercizio in cui i documenti si collocano; per DDT e documenti analoghi, se inclusi nel sistema di conservazione digitale, è necessario che l’intero pacchetto sia portato in conservazione entro il medesimo orizzonte temporale.
5. Allineamento tra conservazione civilistica e fiscale Le politiche aziendali di conservazione documentale devono essere configurate in modo da soddisfare contemporaneamente:  la regola decennale del codice civile; il principio fiscale del “fino alla definizione degli accertamenti”.

Conclusioni

• Termine minimo civilistico: 10 anni dalla data dell’ultima registrazione per scritture contabili, fatture, corrispondenza commerciale e documenti equiparabili (ivi compresi, in pratica, DDT e gran parte della documentazione amministrativa)[1].
• Termine fiscale: fino a quando non sono definiti tutti gli accertamenti relativi al periodo d’imposta interessato, anche oltre i 10 anni, per scritture contabili e documenti fiscalmente rilevanti[2].
• DDT: da conservare almeno 10 anni e comunque fino alla definizione degli accertamenti; possono restare cartacei o essere conservati digitalmente, anche come allegati alle fatture elettroniche nel servizio AdE[3][4].
• Estratti conto bancari e altra documentazione amministrativa: soggetti alle stesse logiche di conservazione, in quanto documenti necessari alla ricostruzione dei redditi e del volume d’affari[2][5].
• Conservazione digitale: per tutti i documenti fiscalmente rilevanti, la conservazione elettronica richiede rispetto del CAD e del D.M. 17.06.2014 (immodificabilità, integrità, autenticità, leggibilità) e chiusura del processo entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi di riferimento[7][10].

 

Queste regole costituiscono l’ossatura normativa da utilizzare nella definizione o nella verifica delle procedure interne di archiviazione e conservazione della documentazione contabile e fiscale.

Dettaglio Fonti

[1] Codice Civile, art. 2220 (conservazione delle scritture contabili)

[2] D.P.R. 600/1973, art. 22 (conservazione delle scritture contabili ai fini fiscali)

[3] Risoluzione Agenzia Entrate n. 67/E del 2008 (conservazione DDT e fatture)

[4] FAQ AdE Fatture elettroniche – Emissione delle fatture elettroniche (DDT allegati)

[5] Codice Civile, art. 2214 (libri e altre scritture contabili)

[6] Codice Civile, art. 2215-bis (documenti informatici)

[7] D.M. 17 giugno 2014 – Conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari

[8] Interpello Agenzia Entrate n. 740/2021 (requisiti documenti informatici)

[9] Risoluzione AdE n. 16/E del 2022 (tenuta vs conservazione digitale)

[10] Circolare Agenzia Entrate n. 14/E del 2019 (servizio di conservazione fatture elettroniche)

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